Le CSE est un organe obligatoire dès qu’une entreprise possède plus de 11 salariés. Le secrétaire du Comité Social et Économique est un membre majeur de cette organisation. Focus sur son élection, son rôle et ses missions et le fonctionnement du CSE en cas de suppléance.
Composition du CSE et ses missions
Le CSE ou Comité Social et Économique est obligatoire pour toutes les entreprises supérieures à 11 salariés. Le CSE est composé par l’employeur et une délégation du personnel qui est élue.
Les missions du CSE diffèrent en fonction de l’effectif de l’entreprise.
Quelles sont les missions du secrétaire du CSE ? Le secrétaire du CSE est un membre élu titulaire qui joue un rôle central dans le fonctionnement administratif du comité. Ses principales missions consistent à établir l’ordre du jour conjointement avec le président, rédiger et diffuser les procès-verbaux des réunions, gérer les communications internes du CSE et assurer la conservation des archives du comité. C’est le garant de la mémoire institutionnelle et administrative du CSE.
Pour les entreprises de moins de 50 salariés : le CSE présente à l’employeur les réclamations individuelles ou collectives.
Pour les entreprises de plus de 50 salariés : le CSE, en plus de la mission précédente, assure l’expression collective des employés pour les décisions concernant leurs intérêts au sujet de la gestion, évolution économique et financière de l’entreprise, l’organisation du travail, la formation professionnelle et les techniques de production.
Le secrétaire du CSE est souvent l’élu le plus sollicité au quotidien : sans son travail de rédaction, d’organisation et de communication, le dialogue social ne pourrait pas fonctionner avec la transparence et la continuité qu’il exige.
Comment est élu le secrétaire du Comité Social et Économique ?
Le secrétaire du CSE est un membre titulaire du comité. Un président ne peut pas être un secrétaire, ce sont deux rôles distincts.
Une première réunion de CSE permet aux membres intéressés par cette fonction de se faire connaitre. Un vote à bulletin secret désigne le gagnant, celui qui a obtenu le plus de voix. En cas d’égalité, le candidat possédant le plus d’ancienneté dans l’entreprise l’emporte.
La voix du président n’a pas plus de poids que celle des autres.
Représentants syndicaux et suppléants ne votent pas.
Quel est son rôle et quelles sont ses missions ?
Le secrétaire assure la gestion des affaires courantes et quotidiennes. La mission est très variable en fonction de la taille du CSE.
Le secrétaire du CSE doit avoir la possibilité d’agir sans délégation pour les actes les plus courants en s’appuyant sur les décisions prises.
Le règlement intérieur lui sert de cadre.
Le rôle du secrétaire du CSE
Le secrétaire du CSE est l’interlocuteur privilégié de l’employeur. Son rôle primordial réside tant au sein des réunions qu’en dehors.
Il décide de l’ordre du jour avec l’employeur, à savoir le président du CSE.
Le secrétaire réalise l’ensemble des comptes rendus du CSE : il y inscrit les délibérations y ayant eu lieu.
Il est également l’interlocuteur principal de l’inspecteur du travail ou la médecine du travail et des salariés qui le sollicitent pour des demandes diverses.
Il organise et anime une réunion préparatoire avant la réunion plénière.
Les missions du secrétaire du CSE
Il gère les affaires courantes et s’occupe de la gestion du CSE de manière quotidienne. Il s’assure que les décisions prises sont mises en application.
La taille et l’organisation du CSE conditionnent le travail du secrétaire :
- Encadrement des salariés du comité
- Exécution des décisions votées
- Formalités administratives et signature de contrats
- Conservation des archives
Le secrétaire du Comité Social et Économique veille à transmettre les informations qu’il reçoit de la part de tiers ou de l’employeur à tous les participants du CSE.
Le comité désigne un de ses membres pour le représenter, cette tâche est très souvent exercée par le secrétaire du CSE.
Le suppléant du secrétaire du CSE
Un secrétaire adjoint est prévu de manière générale. Son rôle ne possède pas de cadre législatif. Il est important pour le CSE de créer un règlement intérieur afin de définir les attributions du secrétaire adjoint.
Le secrétaire adjoint n’appartient pas forcément au Comité Social et Économique, il peut être un simple suppléant du comité.
On le désigne par un vote réalisé avec les élus du comité et le chef d’entreprise. En cas d’obtention d’un score similaire lors du vote entre deux candidats, il est possible d’inscrire au sein du règlement une clause désignant celui avec le plus d’ancienneté comme élu de droit.
Le suppléant entre en fonction automatiquement dans le cadre de l’absence du secrétaire, si le remplaçant est le secrétaire adjoint, il devient alors titulaire.
Il reprend l’ensemble des fonctions du secrétaire du CSE à savoir : la rédaction de l’ordre du jour avec le président du Comité Social et Économique, le PV de la réunion, etc.
Est-il possible de réaliser un CSE sans secrétaire ?
La fonction de secrétaire possède un rôle majeur. Le Code du travail le désigne comme titulaire des attributions suivantes :
- La préparation de l’ordre du jour des réunions du CSE avec l’employeur
- La rédaction des PV des délibérations
- La diffusion de ces PV à l’ensemble des interlocuteurs concernés
- Le secrétaire effectuant la liaison à l’intérieur et à l’extérieur des réunions, sa présence est requise.
Son absence bloque le déroulement et fonctionnement du CSE.
Il est impossible de réaliser un CSE sans secrétaire.
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Les solutions pour pallier à l’absence du secrétaire du Comité Social et Économique
Une élection à chaque séance d’un secrétaire différent reste une solution transitoire, mais difficile à tenir sur la durée pour des raisons évidentes de compétences, de temps perdu et de fonctionnement.
La démission de l’ensemble des élus entrainant une nouvelle élection est une autre alternative.
En cas d’absence temporaire, le CSE doit prévoir son remplacement dans le règlement intérieur du Comité Social et Économique.
En cas d’absence définitive, il faut élire un nouveau secrétaire.
Questions fréquentes sur le secrétaire du CSE
Le secrétaire du CSE doit-il être un membre titulaire ou suppléant ?
Le secrétaire du CSE doit impérativement être un membre titulaire du comité. Ce poste est élu parmi les membres titulaires lors de la première réunion du CSE après les élections. Un membre suppléant ne peut pas exercer la fonction de secrétaire, sauf s’il remplace temporairement un titulaire absent. Le secrétaire-adjoint peut être désigné pour assurer la continuité en cas d’absence du secrétaire.
Dans quel délai le secrétaire doit-il diffuser les procès-verbaux des réunions ?
La loi ne fixe pas de délai précis pour la diffusion des procès-verbaux de réunion du CSE, mais il est recommandé de les transmettre le plus rapidement possible après la réunion, idéalement dans les 15 jours. Le règlement intérieur du CSE peut fixer un délai spécifique. Les PV doivent être approuvés lors de la réunion suivante avant d’être diffusés officiellement aux salariés.
Quelles sont les responsabilités du secrétaire en dehors des réunions ?
Entre les réunions, le secrétaire du CSE gère les correspondances du comité, répond aux demandes des salariés, prépare les dossiers pour les prochaines réunions, met à jour le tableau d’affichage ou le site internet du CSE, et s’assure de la conservation des archives (PV, délibérations, documents comptables). Il est le point de contact privilégié des salariés qui souhaitent s’adresser au CSE en dehors des réunions plénières.